E–Rechnungen ab 2025
Ab 2025 ergeben sich wesentliche Neuerungen im Bereich der formalen Anforderungen an die Form der Ausstellung von Rechnungen von bzw. an Geschäftskunden (B2B).
Ab 01. Januar 2025 wird die sog. E-Rechnung für Unternehmen in Deutschland verpflichtend. Im Ergebnis betrifft dies ab kommendem Jahr nur die Empfangbarkeit & digitale Aufbewahrung von E-Rechnungen.
Im Vergleich zu Papierrechnungen oder Rechnungen in digitalen Formaten wie PDF ermöglicht die E-Rechnung eine automatisierte Weiterverarbeitung, für welche sie in einem standardisierten Datenformat erstellt und übermittelt wird.
Die Pflicht zur Ausstellung und Übermittlung von E-Rechnungen tritt stufenweise in Kraft: Ab dem 01.01.2027 gilt sie für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 EUR und ab dem 01.01.2028 dann für alle inländischen Unternehmen.
In der Übergangszeit bis Ende 2026 dürfen Unternehmen Rechnungen auch weiterhin in anderen Formaten, wie auf Papier oder als PDF, ausstellen.
Von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind Rechnungen über steuerfreie Leistungen, Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR und Fahrausweise. Auch Umsätze an private Endverbraucher und nicht innerdeutsche B2B-Umsätze sind vorerst nicht von der E-Rechnungspflicht betroffen.
Unternehmen müssen für den Empfang von E-Rechnungen über ein entsprechendes technisches System verfügen, das die Daten verarbeiten kann. Die E-Rechnungen müssen gemäß den Grundsätzen ordnungsmäßiger Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form unverändert aufbewahrt werden.
Um Sie auf diese Neuerung vorzubereiten, stellen wir Ihnen nachfolgend Informationen zur Verfügung. Sollten Sie Rückfragen dazu haben, stehen wir Ihnen gerne beratend zur Seite.
Was Sie über die E–Rechnung wissen sollten
Das Bundesfinanzministerium verpflichtet ab dem 1. Januar 2025 Unternehmen dazu, Rechnungen an Geschäftskunden ausschließlich in elektronischer Form auszustellen. Diese Maßnahme zielt darauf ab, insbesondere Betrug im Bereich der Umsatzsteuer zu bekämpfen.
Des Weiteren ist geplant, zu einem späteren Zeitpunkt ein elektronisches Meldesystem einzuführen, über das Rechnungsdaten an die Finanzverwaltung gesendet werden können.
Gesetzlicher Zeitplan
01.01.2025
Der Vorrang der Papierrechnung entfällt.
Jedes Unternehmen kann E-Rechnungen versenden.
In den ersten zwei Jahren dürfen Papierrechnungen versendet werden. Andere elektronische Rechnungsformate (PDF etc.) dürfen nur noch mit Einwilligung des Empfängers versendet werden.
01.01.2027
Unternehmen > 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen B2B-E-Rechnungen versenden.
Unternehmen mit < 800.000 Euro Vorjahresumsatz dürfen noch sonstige Rechnungen (Papier, PDF etc.) versenden. EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) dürfen unverändert eingesetzt werden.
01.01.2028
Alle Unternehmen müssen B2B-E-Rechnungen versenden.
EDI-Systeme müssen an die gesetzlichen Bestimmungen angepasst werden.
Eine PDF ist keine E–Rechnung
Eine E-Rechnung darf nicht mit einer Rechnung im PDF-Format verwechselt werden, welche z. B. per E-Mail versendet wird. Elektronische Rechnungen müssen bestimmte Vorgaben erfüllen, die in der Europäischen Norm EN 16931 festgelegt sind.
Formate wie ZUGFeRD 2.x und XRechnung in DATEV-Anwendungen erfüllen bereits diese Norm. Da es sich um einen europäischen Standard handelt, gibt es in jedem Mitgliedsstaat darauf basierende E-Rechnungsformate.
Eine E–Rechnung liegt in einem strukturierten elektronischen Format vor.
Sonstige Rechnungen sind Rechnungen in einem anderen elektronischen Format, das nicht der EN 16931 entspricht, oder Rechnungen auf Papier.
E–Rechnungsformate kurz erklärt
Das sind die Unterschiede zwischen PDF, ZUGFeRD und XRechnung.
Mehr Informationen dazu finden Sie in diesem Leitfaden:
PDF
Portable Document Format (PDF) ist ein Dateiformat, das zum elektronischen Austausch von Dokumenten verwendet wird.
• nicht bzw. nur bedingt maschinell lesbar
• beinhaltet kein strukturiertes Datenmodell zur elektr. automatisierten Weiterverarbeitung
Entspricht nicht der europäischen norm 16931 und ist demnach keiN gültiges e-rechnungsformat
ZUGFeRD 2.0
ZUGFeRD 2.0 ist ein hybrides Datenformat, das den Sichtbeleg und die eingebettete strukturierte XML zur elektr. Weiterverarbeitung in einem Format enthält.
• maschinell lesbar
• automatisierte Weiterverarbeitung durch eingebetette XML möglich
• Sichtbeleg zur visuellen Darstellung
Entspricht der europäischen Norm 16931 und ist demnach gültiges E-rechnungsformat
XRechnung
XRechnung ist ein Datenaustauschstandard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G).
• maschinell lesbar
• automatisierte Weiterverarbeitung ist möglich
• kein Sichtbeleg vorhanden
Entspricht der europäischen Norm 16931 und ist demnach gültiges E-rechnungsformat
Um E-Rechnungen medienbruchfrei und GoBD-konform zu verarbeiten ist es ratsam entsprechende Software-Lösungen und auch die damit verbundenen Prozesse einzurichten.
Durch den Einsatz von DATEV Unternehmen Online wird die Empfangbarkeit und Verarbeitung von E-Rechnungen gewährleistet.
Unser Software Partner DATEV bietet hierfür kostenlose Online-Informationsveranstaltungen an, die Sie direkt über folgenden Link kostenlos buchen können.
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Fit für die E–Rechnung
In den nachfolgenden Videos erhalten Sie die wesentlichen Informationen kompakt zusammengestellt.
Das sind Ihre Vorteile
Die richtigen Formate
Gesetzliche Grundlagen
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Je schneller Sie die E-Rechnung einführen, desto schneller profitieren Sie auch von den Vorteilen (etwa medienbruchfreie Prozesse bei der Verarbeitung von Rechnungen, Zeitersparnis und Kostenersparnis durch die Vermeidung von Kosten für Papier und Kuverts etc.).
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